Du eller ni? Myndigheten eller vi?

Oftast fungerar det bra att skriva du till läsaren och vi om avsändaren.

Skriv du till läsaren

Använd tilltal i stället för omtal när du skriver till någon.

Skriv du (med liten bokstav) till en privatperson och ni (med liten bokstav) till flera personer, ett företag eller en organisation.

Tala om avsändaren som vi eller jag

När du skriver i tjänsten är det den myndighet, kommun eller organisation du arbetar på som är avsändare. Ibland är det extra viktigt att det framgår tydligt. I ett beslut måste det framgå vem som fattat beslutet.

Men det blir tjatigt att upprepa namnet många gånger i texten. När du väl har skrivit ut organisationens namn går det bra att skriva vi i den fortsatta texten.

En genomtänkt användning av vi som avsändare kan göra texten både tydligare och ledigare. Men det är viktigt att det blir tydligt vem ett vi syftar på: är det myndigheten, projektgruppen, eller är det ett generellt vi som används ungefär som man (”vi skriver ofta vi utan att fundera närmare på vem vi menar”)? Ibland är läsaren inkluderad i vi, ibland är det bara avsändaren. Var tydlig, och blanda inte olika vi i samma text.

När du är ensam avsändare, till exempel i ett mera informellt mejl, kan du i stället skriva jag.