Mallar – på gott och ont

Mallar har länge varit en viktig del av klarspråksarbetet. När vi skrev boken Myndigheterna har ordet undersökte Hedda Söderlundh skrivandet på Försäkringskassan och kunde identifiera 1 200 mallar för olika textslag och ärenden. Den undersökningen har nu tio år på nacken och inget pekar på att användningen av mallar har minskat sedan dess.

Tvärtom uppmärksammas mallar ganska ofta som något positivt. Mallanvändning är ett bra sätt att hantera det man kan kalla för klarspråksarbetets effektivitetsargument; med hjälp av mallar kan skrivandet på stora myndigheter organiseras så att både tid och pengar sparas.

Sannolikt kan den överväldigande majoriteten av alla ärenden i myndigheters kommunikation hanteras med mallade texter. Ett bekymmer är dock att det alltid kommer att finnas ärenden som malltexterna fungerar sämre för. Det går helt enkelt inte att utforma en mall som passar alla beslut. Mallarna måste därför kompletteras med olika typer av handledningar och/eller utbildningsinsatser, så att medarbetare blir överens om när mallar ska användas och när det är lämpligare att välja ett annat alternativ – som kan vara en annan mall än den vanligaste eller en friare formulering.

Ett fall som illustrerar problematiken är det beslut om utvisning som i september i år väckte starka reaktioner i Sverige. Det gällde treåriga Tim, som trots att han är född och uppvuxen i Sverige skulle utvisas ensam till Nigeria. Bland alla de (berättigat) upprörda röster som undrade hur detta kunde vara bra för ett barn och i överensstämmelse med barnkonventionen dök också en annan kritikpunkt upp, nämligen att Migrationsverket hade formulerat utvisningsbeslutet till Tim med du-tilltal trots att mottagaren rimligtvis inte är läskunnig.

Det är lätt att bli upprörd över detta tilltal och att ta det som en indikation på att myndigheten i fråga är okänslig. Det tror jag är ett alltför enkelt resonemang. Fallet visar snarare hur mallanvändningen, som i grunden är något bra, också kan bli en fallgrop. Det aktualiserar frågan om behovet av anvisningar för hur mallar ska användas, och – inte minst – behovet av tid för att diskutera bruket av mallar. Vem ska fatta beslut om när ett enskilt fall kräver att man väljer bort de vanligaste mallarna? Vad har enskilda anställda för skyldighet att sätta sig in i repertoaren av mallar och deras användning?

Det här är viktiga frågor som riskerar att komma i skymundan om kravet på effektivitet blir alltför stort. Och kanske är det också frågor där myndigheterna kan stödja varandra, så att också hur mallar används blir en diskussionspunkt i klarspråkssamtalen.

Catharina Nyström Höög
Universitetslektor i svenska, Stockholms universitet